Spotlight NRW: Mittendrin in der Digitalisierung

Wie können Immobilienverwalter sich die Digitalisierung zunutze machen? Welche Herausforderungen und Stolpersteine sind durch die neuen Medien entstanden? Und welche Möglichkeiten haben Immobilienverwalter, auf die Veränderungen im Arbeitsmarkt und neue Erwartungen der Mitarbeiter zu reagieren?

Diese und viele weitere Fragen standen im Mittelpunkt der dritten Veranstaltung von Spotlight NRW, der Veranstaltungsserie für zukunftsorientierte Immobilienverwalter, die von goldgas, der BEST GRUPPE und der PresseCompany ausgerichtet wird. Diesmal fand Spotlight NRW im Startplatz im Kölner Mediapark statt, dem Start-Up-Inkubator des Internet-Unternehmers Dr. Lorenz Gräf. Hier entwickeln Jungunternehmer aus den verschiedensten Wirtschaftsbereichen ihre Visionen und bieten so den passenden Rahmen, um gemeinsam Lösungen zu erarbeiten.

Handfeste Ergebnisse
Als ausgewiesener Experte rund um Digitalisierung eröffnete Dr. Gräf die Veranstaltung. In den anschließenden Workshops bearbeiteten die Teilnehmer in vier Gruppen im Wechsel die vielseitigen Themen des Tages. Dabei entstanden sind handfeste Ergebnisse direkt aus der Verwalterpraxis und wegweisende Handlungsansätze für die Zukunft. Zusammengefasst und präsentiert wurden sie im Anschluss an die Workshops von Prof. Krings. Danach nutzen die Teilnehmer die Gelegenheit, die vielseitigen Start-Ups, die im Startplatz ihr Zuhause haben, bei einem gemeinsamen Barbecue kennenzulernen und Kontakte zu knüpfen.

Die Ergebnisse der Workshops
Die Basics

Grundsätzlich wurde festgehalten, dass Digitalisierung nur dann erfolgreich sein kann, wenn vorher die nötigen Grundlagen gelegt werden: Wer einen schlechten Prozess digitalisiert, erhält einen schlechten digitalen Prozess. Im ersten Schritt müssen daher effiziente Abläufe entwickelt werden, die anschließend digitalisiert werden. Dabei ist Digitalisierung kein Selbstzweck. Nicht alles was geht, macht Sinn. Es muss immer die Frage nach der Wirtschaftlichkeit sowie dem Kundennutzen gestellt werden. Die Mitarbeiter auf diesem Weg mitzunehmen, ist ebenfalls zentral. Verweigern sie sich, werden alle Bemühungen scheitern.

Die Benefits
Digitalisierung bietet Immobilienverwaltern sehr gute Möglichkeiten, Prozesse transparent zu gestalten und Arbeit flexibel zu planen, weil man mit einfachen Mitteln viel Überblick schaffen kann. Auch an der Schnittstelle zum Kunden können über Logins oder Portale Informationen auf Abruf zugänglich gemacht werden. Hier bietet sich die Chance auf enorme Effizienzsteigerungen.

Die Partner
Die Wahl der richtigen Softwarelösung für das eigene Unternehmen gestaltet sich schwierig. Aktuell hält der Markt noch eine große Zahl von Anbietern bereit, die größtenteils inkompatible Insellösungen anbieten. Auch wegen den hohen Kosten einer Einführung und dem Umstand, dass sich der Verwalter damit in eine gewisse Abhängigkeit zum Softwareanbieter begibt, will diese Entscheidung wohl überlegt sein. Dennoch kristallisierten sich einige klare Software-Favoriten der Teilnehmer heraus. Cloud-Lösungen sind dabei eindeutig in der Überzahl: Sie sind kostengünstiger als On-Premise-Lösungen und datenschutzrechtlich unproblematisch.

Weiterhin persönlich
Wenngleich Digitalisierung bei allen Teilnehmern auf der Agenda steht, sind der persönliche Kontakt und der direkte Dialog weiterhin entscheidend für Kundenzufriedenheit und Kundenbindung. Auch haben viele Teilnehmer, die Erfahrung gemacht, dass Mund zu Mund Propaganda effektiver ist, als Online-Werbung.

Umgang mit Bewertungen
Eine Herzensangelegenheit einiger Teilnehmer war, ihre Erfahrungen mit Google-Bewertungen zu besprechen. Denn nahezu jeder Eigentümer nimmt vor einem potenziellen Vertragsabschluss den Weg über die Suchmaschine. Diesen Umstand machen sich manche Wettbewerber zunutze und „würden“ – für verblüffend wenig Geld – „negative Fake-Bewertungen ihrer Konkurrenz einkaufen“. Diese können einem Unternehmen enorm zusetzen.
Hier konnte Prof. Krings wertvolle Ratschläge geben: Wichtig ist es, grundsätzlich auf Fake-Bewertungen zu reagieren. Zwar kann man die Löschung beantragen, doch Google reagiert in der Regel sehr träge. Das bessere Vorgehen ist daher, rechtlich gegen Falschaussagen vorzugehen und dies per Kommentarfunktion deutlich zu machen. Bei echten kritischen Bewertungen gilt es, offen mit Kritik umzugehen und stets positiv zu reagieren, indem man sich für das Feedback bedankt und verspricht, sich zu kümmern. Um positives Feedback zu generieren, ist es ratsam, die Kunden aktiv um eine ehrliche Bewertung zu bitten.

Digitale Arbeitswelten
Bei der Diskussion rund um digitale Arbeitswelten zeigte sich, dass Immobilienverwalter hierzu zwiegespalten sind. Einerseits bieten sich große Möglichkeiten, Büro- und Personalkosten zu sparen sowie Reisezeiten zu optimieren. Andererseits stellt sich die Frage, ob man auf diese Weise im Unternehmen eine Kultur des Vertrauens und der Verantwortung leben kann, die es Vorgesetzten und Mitarbeitern ermöglicht, produktiv miteinander umzugehen. Denn Digitalisierung schafft nicht nur neue Kommunikationsmöglichkeiten: Durch die Virtualisierung gehen auch informelle Kanäle verloren. Es gilt, einen gesunden Mittelweg zu finden.

Die Mitarbeiter
Konzepte, wie Home-Office und flexible Arbeitszeiten, sind grundsätzlich ein gutes Mittel, um die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern. Doch die Arbeit darf nicht darunter leiden, beispielsweise muss die Erreichbarkeit zu den Kernarbeitszeiten gewährleistet sein. Dadurch verschwimmt auch die Grenze zwischen Arbeit und Privatleben. Damit kann nicht jeder umgehen, unter Umständen besteht Burn-out-Gefahr. Prävention ist daher wichtig. Unterstützend wirkt auch das Bereitstellen mobiler Endgeräte: Die Mitarbeiter werten dies als Wertschätzung und in der Regel ist gesteigerte Produktivität die Folge.

Vorteile überwiegen Herausforderungen
Festhalten lässt sich: Die Digitalisierung stellt Immobilienverwalter vor Herausforderungen, doch es winken vielseitige Vorteile. Alle Teilnehmer haben bereits Schritte unternommen – nun gilt es, weiterzugehen und Geschwindigkeit aufzunehmen. Der Austausch mit anderen zukunftsorientierten Branchenexperten bei Spotlight NRW ist dabei eine große Hilfe.

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