Digitalisierung und Prozesseffizienz: Kein Hexenwerk

Ab dem 1. Dezember müssen Verwalter nachweisen, dass sie über rechtliche, kaufmännische und technische Kenntnisse verfügen, die für ihre Tätigkeit notwendig sind. Mit technischen Kenntnissen sind jedoch nicht unbedingt der Digitalisierungsgrad und die Prozesseffizienz des Verwaltungsunternehmens gemeint. Jedoch ist das eines der wichtigsten Themen überhaupt.

Seit über 30 Jahren beschäftigt sich Stefan Dawid mit der Effizienz von Prozessen. Die Digitalisierung und die damit verbundenen Möglichkeiten erkannte der 57-Jährige, der bis vor kurzem selbst als Verwalter tätig war, schon früh. Und er erkannte: Digitalisierung und Prozessoptimierung sind maßgeblich für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Welche herausragende Relevanz sein weitsichtiges Handeln haben sollte, das stellte er im letzten Jahr fest, als er sich mit dem Verkauf seines Unternehmens beschäftigte.

Mehr als Kommunikation per E-Mail

In dieser Zeit führte der erfahrene Verwalter zahlreiche Gespräche mit Kollegen und erkannte, dass das Verständnis von Digitalisierung in den Verwaltungsunternehmen immer noch sehr unterschiedlich ist. Die vorherrschende, recht einfache Sicht: Digitalisierung ist alles, was mit einem Computer zusammenhängt. Es ist der Wandel der Ausführung von analog zu digital. Demnach ist schon der Wechsel von Brief zu E-Mail Digitalisierung. Und wäre es nur die Kommunikation per E-Mail, dann wären zahlreiche Verwaltungsunternehmen schon heute vollumfänglich digitalisiert. Tatsächlich ist Digitalisierung so viel mehr und in der Branche noch lange nicht verbreitet.

Als Berater für Immobilienverwaltungsunternehmen teilt Dawid regelmäßig sein Wissen und zeigt an zahlreichen praktischen Beispielen auf, dass Digitalisierung kein Hexenwerk ist und wie ein Unternehmen Schritt für Schritt digital werden können. Der Weg dahin ist nur scheinbar herausfordernd. Und meist ist nur ein Stück weit Begleitung erforderlich, die ein ganzes Unternehmen plötzlich in Bewegung setzt.

Grundlage für Schnelligkeit, Wirtschaftlichkeit und Effizienz

Ein Unternehmen zu digitalisieren bedeutet, bestehende Arbeitsprozesse kritisch zu analysieren und die guten, weiterhin erforderlichen durch digitale Lösungen zu vereinfachen. Ziel ist stets, die Effizienz der Arbeit zu verbessern. Damit verbunden kann auch die Automatisierung eines Teils oder des gesamten Prozesses sein. Erst danach geht es darum, bestehende Geschäftsmodelle mit neuen digitalen Elementen zu ergänzen.

In dem Kontext tummeln sich seit ein paar Jahren sogenannte PropTechs am Markt. Sie haben sich die Digitalisierung der Immobilienwirtschaft auf die Fahne geschrieben. Klassische Verwaltungsunternehmen könnten von den „jungen Wilden“ lernen – z.B. in der Herangehens- und Arbeitsweise, Herausforderungen zu lösen. Doch in Punkto Technik und Systemeinsatz findet man zuweilen nur schwer zueinander.

Checken Sie hier den Grad Ihrer Digitalisierung:

Checkliste Digitalisierung PDF

Herausforderung im Zusammenspiel von alter und neuer Welt

Mit den PropTechs streben viele neue, nicht miteinander kompatible Systeme auf den Markt. „Unterm Strich“ sind es oft nur „neue Inseln“, womit sich zwar ein Teil der Prozesse digitalisieren lässt, aber eben immer nur ein Teil. Oft sind es Kommunikations-Tools oder Kundenportale, die spannend erscheinen, jedoch meistens nicht mit dem eigenen ERP-System kommunizieren. Heißt: Es erfolgt kein Austausch von Daten und Dokumenten. Es gibt keine Schnittstellen. Es gibt keine Standards. In der Konsequenz bedeutet es dann doch für den Verwalter mehr Arbeit. Und das hat mit Wirtschaftlichkeit nichts zu tun. Die Hoffnung liegt darin, dass die Verbände gemeinschaftlich Normen und Branchenstandards entwickeln, die das Zusammenwirken von alter und neuer Welt einfacher gestalten.

Faktor Mensch und der Umgang mit Veränderung

Ein weiterer Aspekt im Kontext Digitalisierung und ein Grund, warum diese in Unternehmen scheitert, ist der Umgang mit Veränderungen durch den Mensch. Fakt ist: Der Inhaber selbst muss aktiv werden, um in seinem Unternehmen den digitalen Wandel erfolgreich zu realisieren – im Idealfall gemeinsam mit seinem Team, im Zweifel mit professioneller Unterstützung von außen. Dabei muss dem Inhaber klar sein: Der Wandel selbst ist nicht gleichzusetzen mit einem Projekt, das in einem überschaubaren Zeitraum erledigen werden kann. Es ist vielmehr ein stetiger Wandel aller Prozesse in der Verwaltung.

Konsequent umgesetzt, kann die Digitalisierung zu einer Reduktion von Kosten führen und wertvolle Arbeitszeit der sowieso kaum zu findenden Mitarbeiter freisetzen. Es gibt leider keinen Schalter, den man umlegen kann, damit die Wende eingeleitet wird. Es ist vielmehr ein kontinuierlicher Veränderungsprozess, bei dem u.a. immer wieder alle Prozesse durchleuchtet und hinterfragt werden müssen.

Digitalisierung ist kein Ungeheuer

Oft reichen im ersten Schritt die interne Umstellung und das Nutzen der bereits vorhandenen Mittel. Schon damit lassen sich schnell 30 bis 50 Prozent der Zeit einsparen. Die nachfolgende Checkliste hilft dabei, den Status Quo zu ermitteln und erste Ansätze aufzuzeigen.

Digitalisierung und Prozessoptimierung: Chance nutzen und jetzt durchstarten!

Sie wollen wissen, wie es um die Digitalisierung ihres Unternehmens bestimmt ist? Sie wollen wissen, wie der Wandel erfolgen kann, Ihr Unternehmen zu einem Klassen-Primus in Sachen Digitalisierung wird? Dann kontaktieren Sie Stefan Dawid. Er war über 30 Jahre Inhaber einer Hausverwaltung. Seit dem ersten Tag spielte für den Unternehmer die Effizienz von Prozessen eine große Rolle. Mit Einzug der Digitalisierung erschloss er stetig sämtliche Bereiche in seinem Unternehmen. Dabei flossen auch seine umfassenden Erfahrungen ein, die er als Prozessoptimierer bei einem Anbieter eines ERP Systems für Hausverwalter sammelte. Heute berät Dawid Verwaltungsunternehmen jeder Größenordnung. Im Auftrag der BEST GRUPPE gibt er sein Wissen weiter und hilft Verwaltern in Sachen Digitalisierung.